Regulamin monitoringu

REGULAMIN funkcjonowania, obsługi i eksploatacji monitoringu wizyjnego na terenie Urzędu Miasta i Gminy Szydłów oraz na terenie przyległym do Urzędu

§ 1.

1. Regulamin określa zasady funkcjonowania, obsługi i eksploatacji monitoringu wizyjnego w budynku oraz na terenie wokół budynku Urzędu Miasta i Gminy Szydłów, zwanego dalej „monitoringiem”, reguły rejestracji i zapisu informacji z monitoringu oraz sposób zabezpieczenia zapisu z kamer monitoringu, a także możliwość udostępniania zgromadzonych w ten sposób danych.
2. Monitoring nie obejmuje pomieszczeń sanitarnych oraz pomieszczeń socjalnych w Urzędzie.
3. Monitoring nie stanowi środka nadzoru nad jakością wykonywania pracy przez pracowników Urzędu.
4. Administratorem systemu monitoringu jest Miasto i Gmina Szydłów, zwana dalej Gminą.

§ 2.

Celem instalacji monitoringu jest:

1. zapewnienie oraz zwiększenie bezpieczeństwa użytkowników obiektu (ze szczególnym uwzględnieniem pracowników, radnych i interesantów urzędu oraz osób przebywających na obszarze objętym monitoringiem),
2. przestrzeganie bezpiecznych i higienicznych warunków użytkowania obiektu oraz kontrola w zakresie przepisów bhp i p.poż.,
3. ograniczenie zachowań nagannych, wybryków chuligańskich oraz innych zachowań niepożądanych zagrażających zdrowiu i bezpieczeństwu użytkowników obiektu,
4. wyjaśnianie sytuacji konfliktowych,
5. ustalanie sprawców czynów nagannych (zniszczenia mienia, kradzieże, itp.),
6. ograniczanie dostępu do obiektu osób uprawnionych i niepożądanych,
7. wyeliminowanie aktów wandalizmu,
8. sprawowanie nadzoru oraz kontroli przez właściciela oraz zarządcę obiektu,
9. zachowanie w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić Gminę na szkodę.

§ 3.

1. System monitoringu wizyjnego obejmuje w szczególności: kamery, rejestratory, okablowanie i oprogramowanie monitoringu, a ponadto stanowisko umożliwiające podgląd obrazu z kamer i rejestratory (rejestrator).
2. Urząd Miasta i Gminy posiada monitoring wewnętrzny (wewnątrz budynku Urzędu) oraz zewnętrzny (obejmujący obszar wokół budynku Urzędu Miasta i Gminy).
3. Wykaz kamer monitoringu wraz z ich lokalizacją znajduje się w załączniku nr 1 do niniejszego Regulaminu.
4. Do zapoznania się z zapisami z kamer i rejestratorów z monitoringu na terenie Urzędu oraz obszaru do niego przyległego upoważnieni są:
   a) Burmistrz Miasta i Gminy Szydłów,
   b) Sekretarz Gminy Szydłów,
   c) Administrator Systemów Informatycznych,
   d) inne osoby i podmioty na zasadach określonych w niniejszym Regulaminie.

§ 4.

1. Monitoring funkcjonuje całodobowo.
2. Rejestracji i zapisowi na nośniku danych podlega tylko obraz z kamer systemu monitoringu wizyjnego, bez rejestracji dźwięku.
3. Dane pochodzące z nagrań umożliwiające identyfikację osoby, zarejestrowane i przechowywane, uważane są za dane osobowe w rozumieniu art. 4 pkt 1 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (…) zwanego dalej Rozporządzeniem.
4. Nagrania obrazu zawierające dane osobowe pracowników i innych osób, które w wyniku tych nagrań można zidentyfikować, Administrator przetwarza wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane, i przechowuje przez okres nie dłuższy niż 3 miesiące od dnia nagrania.
5. W przypadku, w którym nagrania obrazu stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa lub pracodawca powziął wiadomość, iż mogą one stanowić dowód w postępowaniu, termin określony w ust. 4 ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.
6. Po upływie okresów, o których mowa w ust. 4 i 5, uzyskane w wyniku monitoringu nagrania obrazu zawierające dane osobowe podlegają zniszczeniu, o ile przepisy odrębne nie stanowią inaczej.

§ 5.

1. Informacja o funkcjonowaniu monitoringu wizyjnego podawana jest poprzez rozmieszczenie tablic informacyjnych zawierających podstawowe informacje o stosowanym monitoringu (dane administratora, sposób monitorowania oraz odesłanie do pełnego obowiązku informacyjnego, o którym mowa w ust. 2) wraz z piktogramem kamery przy wejściach na obszar monitorowany.
2. Na tablicy ogłoszeń, na stronach Biuletynu Informacji Publicznej Miasta i Gminy Szydłów oraz na stronie internetowej Gminy Szydłów zamieszcza się pełną Klauzulę informacyjną w rozumieniu art. 13 ust. 1 i 2 RODO, której treść stanowi załącznik nr 2 do niniejszego Regulaminu.
3. Każdy pracownik otrzymuje pisemną informację o stosowaniu monitoringu przez Administratora, której wzór stanowi załącznik nr 3 do niniejszego Regulaminu i na dowód otrzymania takiej informacji składa oświadczenie wg wzoru określonego w załączniku nr 4 do Regulaminu.
4. Dane zapisane na nośniki nie stanowią informacji publicznej i nie podlegają udostępnieniu w oparciu o przepisy ustawy o dostępie do informacji publicznej.
5. Udostępnianie nagrań jest możliwe organom lub innym podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa. Udostępnienie następuje po wyrażeniu zgody przez Burmistrza Miasta i Gminy Szydłów lub w przypadku jego nieobecności przez Sekretarza Gminy Szydłów.
6. Osoba lub właściwe organy (Policja, Prokuratura, Sądy) w zakresie realizowania przez nie ustawowych zadań, zainteresowane zabezpieczeniem zapisu z monitoringu wizyjnego na potrzeby przyszłego postępowania mogą zwrócić się do Burmistrza Miasta i Gminy Szydłów z pisemnym wnioskiem o sporządzenie jego kopii, wskazując dokładną datę, a także czas i miejsce zdarzenia. Wzór wniosku określa załącznik nr 5 do Regulaminu.
7. Wnioski o udostępnienie danych z monitoringu wizyjnego Urzędu Miasta i Gminy Szydłów podlegają zarejestrowaniu w rejestrze udostępnionych nagrań z monitoringu wizyjnego na terenie Urzędu Gminy i Miasta Szydłów, prowadzonym przez wyznaczoną osobę, którego wzór stanowi załącznik nr 6 do niniejszego Regulaminu.
8. Kopia sporządzona na pisemny wniosek osoby zainteresowanej przechowywana jest w zamkniętym pomieszczeniu i udostępniana uprawnionym organom. W przypadku bezczynności uprawnionych organów kopia jest niszczona po upływie trzech miesięcy od dnia jej sporządzenia, a z czynności tej sporządza się protokół.
9. Zapis z monitoringu wizyjnego wydawany jest za pokwitowaniem.

§ 6.

W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem ostateczną decyzję podejmuje Burmistrz Miasta i Gminy Szydłów.

§ 7.

Regulamin monitoringu dostępny jest na stronie internetowej www.szydlow.pl oraz na stronie Biuletynu Informacji Publicznej.

---

Załączniki do regulaminu monitoringu